Cómo ser más productivo: Combatir a los ladrones de tiempo

Los ladrones de tiempo son todas aquellas circunstancias que nos roban minutos cada día.

Algunos de estos ladrones son evidentes: nos percatamos de que estamos perdiendo el tiempo, aunque tampoco pongamos mucho empeño en evitarlo.

Otros, sin embargo, pasan inadvertidos y nos van robando minutos a diario sin que seamos capaces de reconocer su presencia.

Hay ladrones de tiempo que proceden del exterior (por ejemplo, una llamada de teléfono o una reunión inesperada) y otros los generamos nosotros mismos (como mirar continuamente las redes sociales o no organizar bien las tareas a realizar).

Los ladrones de tiempo más habituales

Los ladrones de tiempo pueden ser muchos y muy variados. Los más comunes son:

- Falta de organización personal: no tener planificadas las tareas, tener tu mesa desordenada o no utilizar correctamente una agenda pueden hacerte perder muchos minutos.

- E-mail: algunas personas tienen la necesidad imperiosa de abrir cada correo electrónico nuevo en el mismo momento en que lo reciben.

Si estás concentrado en una tarea, pararte a leer emails supondrá una distracción innecesaria que te puede hacer perder el hilo de lo que estabas haciendo.

- Teléfono: hay momentos en los que es necesario “desenchufar” el teléfono y concentrarse en la tarea que se está realizando.

- Redes sociales: revisar continuamente nuestras cuentas de Facebook, Twitter o LinkedIn no nos hará más productivos (más bien al contrario…).

- Reuniones improductivas: un clásico de los ladrones de tiempo en la oficina son esas reuniones que se alargan sin tener un objetivo definido y de las que no se saca nada en claro.

Divagar sobre algunos asuntos sin haber planificado y preparado una reunión es poco productivo. Es importante aprender a realizar reuniones efectivas.

- Interrupciones: empiezas a realizar una tarea y, de repente, alguien te reclama (“¿Qué opinas sobre…?”; “¿Viste ayer el partido de fútbol?”; “¿qué vas a hacer el fin de semana?”; “¡Quiero que veas una cosa!”, etc.).

Las interrupciones rompen el ritmo de trabajo y la concentración. No se trata de ignorar al resto de compañeros, pero es necesario saber marcar una línea cuando no queremos ser molestados para poder estar concentrados.

Es necesario aprender a decir no.

- Lo importante y lo urgente: a veces nos dedicamos a apagar fuegos y a resolver asuntos urgentes, posponiendo un día tras otro las actividades realmente importantes.

En caso de no poder abarcar todo, es importante saber delegar.

Calcula cuánto tiempo desperdicias

Es muy habitual llegar a la oficina y, “para irse despertando”, mirar las redes sociales o las noticias del día anterior.

Imagina que dedicas a esta actividad tus primeros 15 minutos de cada día (“total, 15 minutos no es nada en comparación con la cantidad de horas que voy a estar aquí…”).

Tras este breve inicio de jornada, decides empezar con tus tareas. Para “arrancar” necesitas aproximadamente unos 10 minutos buscando por dónde dejaste el trabajo, dónde guardaste la documentación que necesitas o dónde apuntaste las tareas pendientes.

En este caso, estarías perdiendo una jornada completa cada mes. ¡¡¡Una jornada completa!!!

Cómo luchar contra los ladrones de tiempo

A continuación te propongo una serie de consejos para gestionar el tiempo de manera eficaz y aumentar la productividad en tu día a día:

- Objetivos claros y tareas clave: debes identificar tus objetivos (semanales, mensuales, trimestrales, etc.) y definir las tareas clave para cada uno de dichos objetivos.

Es necesario diferenciar qué tareas son importantes y cuáles son aquellas tareas urgentes que van surgiendo en el día a día.

Elabora una lista con tus objetivos y tus tareas a realizar y ponla en un lugar visible.

- Aprovecha las primeras horas del día: es recomendable realizar las tareas clave (las más importantes) al inicio de la mañana, ya que es en ese momento cuando somos más productivos y nuestros niveles de concentración son mayores.

- Planificación: al final de cada jornada, debes anotar en tu agenda todas las tareas pendientes y, cada mañana, revisar dicha lista y planificar tu día.

- Plazos: establece plazos y fechas límite para cada tarea. En ocasiones, si no tenemos una fecha tope para acabar un trabajo, lo aplazamos eternamente.

- Tiempo sin interrupciones: reserva parte del día para trabajar sin que nadie te interrumpa. Debes comunicárselo a tus compañeros para que ellos respeten ese momento.

Puedes colocar un pequeño aviso en tu mesa o despacho para señalar que no deseas interrupciones (si le echas imaginación y humor a la hora de elaborar el aviso, seguro que todos lo ven con buenos ojos).

- Descansos planificados: para ser productivo es necesario descansar. Es útil planificar las pausas que vas a realizar para no excederte o quedarte corto.

Por ejemplo, un descanso de 10 minutos cada dos horas puede ser suficiente.

- Esconde tu smartphone: tenerlo a mano es una tentación que te hará saltar de tus tareas al móvil y viceversa cada poco tiempo.

Desactiva las notificaciones de redes sociales o mensajería instantánea.

En resumen, para aumentar tu productividad es fundamental que te trates de identificar tus ladrones de tiempo y pongas en marcha las medidas necesarias para neutralizarlos.

El tiempo es oro.